- Separa los materiales obligatorios de los apoyos opcionales.
- Comprueba que cada imagen se pueda identificar, acreditar y publicar.
- Produce una entrega clara mediante carpeta compartida, no un adjunto enorme.
Para quién es
Usa este checklist si una galería, espacio de proyectos o equipo expositivo ya confirmó una muestra y necesita un paquete fiable para periodistas, editores, ferias o instituciones. Asigna una persona responsable de verificar cada punto antes de compartir la carpeta.
Cuándo no usarlo
No es un press kit de artista, un dossier de ventas, una lista privada de precios ni un sustituto de los permisos de imagen. No incluyas precios, contactos privados, información embargada o fotografías sin autorización para el uso previsto.
Checklist completo
Copia esta lista en tu archivo de proyecto. Marca un punto solo cuando el material sea actual, esté aprobado, tenga un nombre claro y figure en la carpeta compartida.
1. Materiales obligatorios
- Presentación de la galería: un párrafo actual con ubicación, enfoque del programa y año de fundación cuando sea relevante.
- Nota de prensa: título final, artistas, sede, dirección, fechas, inauguración y contacto de prensa.
- Biografías: breves, en tercera persona, verificadas y con una extensión coherente.
- Checklist de exposición: artista, título, año, técnica y dimensiones de cada obra.
- Contacto de prensa: una persona identificada con email directo y, si procede, teléfono.
2. Materiales de apoyo
- Ficha de una página con datos institucionales confirmados e hitos seleccionados.
- Cobertura anterior seleccionada como enlaces directos con publicación y fecha.
- Vistas de instalación de la muestra actual o de una presentación anterior pertinente.
- Citas breves aprobadas solo si están confirmados autor, redacción y permiso.
3. Auditoría de imágenes y pies
- Cada imagen tiene un nombre descriptivo, no un número generado por la cámara.
- Cada pie de obra incluye artista, título, año, técnica, dimensiones y crédito fotográfico.
- Los pies de instalación identifican exposición, sede, ciudad, año y fotógrafo.
- El titular de derechos y el uso de prensa permitido están registrados para cada imagen.
- Hay previsualizaciones para web y originales de alta resolución mediante enlace separado.
- Ninguna marca de agua, recorte o corrección de color contradice las condiciones del permiso.
4. Estructura de carpetas y archivos
- 00_LEEME contiene resumen, contacto de prensa, mapa de carpetas y fecha de actualización.
- 01_NOTA-DE-PRENSA contiene PDF y una versión copiable en DOCX o texto.
- 02_BIOGRAFIAS contiene un archivo claramente nombrado por artista.
- 03_IMAGENES contiene previsualizaciones; los archivos de alta resolución se enlazan aparte.
- 04_PIES contiene una hoja maestra que coincide con todos los nombres de imagen.
- 05_CHECKLIST contiene la lista pública de obras sin precios.
- 06_COBERTURA contiene enlaces seleccionados o PDF con permiso de reutilización.
5. Auditoría final de entrega
- Nombres, títulos, fechas, dimensiones, direcciones, URL y contactos coinciden con los registros fuente.
- Se eliminaron cambios controlados, comentarios, corchetes y notas internas.
- Cada enlace se abre sin iniciar sesión en la cuenta de la galería.
- La carpeta tiene acceso de solo lectura salvo para colaboradores que deban editar.
- La nota de prensa y las biografías permiten copiar texto; no son escaneos en imagen.
- Una segunda persona abrió el enlace y encontró la nota, los pies y las imágenes en alta resolución.
- La persona responsable y la próxima fecha de revisión figuran en 00_LEEME.
Ejemplo completo
Galería y exposición ficticias utilizadas únicamente para mostrar el checklist.
North Room Gallery — Entre la Luz y la Superficie
Responsable: Alex Moreno · Última revisión: 19 de agosto de 2026
00_LEEME: resumen de 90 palabras, fechas públicas, dirección, enlace a imágenes y contacto identificado.
Textos: nota final en PDF y DOCX; tres biografías de 120 palabras; checklist público de doce obras sin precios.
Imágenes: seis previsualizaciones y seis originales. La hoja de pies usa los mismos nombres y registra datos de obra, fotógrafo, titular de derechos y uso autorizado.
Resultado: una vista de instalación se retuvo hasta confirmar el crédito. Una persona externa abrió el enlace de solo lectura y encontró los textos, pies y originales sin ayuda.
Errores frecuentes
- Enviar un adjunto enorme: comparte una carpeta estable y de solo lectura con una orientación breve.
- Usar nombres vagos: haz coincidir cada archivo con la hoja maestra de pies.
- Mezclar prensa y ventas: deja precios y datos privados de coleccionistas fuera.
- Dar el permiso por supuesto: registra titular, crédito y uso permitido para cada imagen.
- Publicar datos antiguos: fecha el kit y revísalo tras cada cambio de exposición.
Comprobación final en cinco minutos
- Abre la carpeta en una ventana privada del navegador.
- Descarga un documento y confirma que su texto se puede copiar.
- Compara dos nombres de imagen con sus pies y créditos.
- Abre un enlace de alta resolución sin solicitar acceso.
- Escribe al contacto de prensa y confirma que la dirección está vigente.
Procedencia, autoría y reutilización
¿Necesitas redactar y revisar los materiales?
El checklist muestra qué debe contener el paquete. Roksana Rublevska puede investigar, redactar, editar y organizar los textos finales de la galería.
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