Checklist de press kit para galerías: qué incluir antes de tu exposición

En 2024, la Galería Voloshyn participó en nueve ferias internacionales de arte, entre ellas SCOPE Miami Beach, VOLTA New York, Dallas Art Fair, NADA y Untitled, y nueve ferias significan nueve paquetes de solicitud, nueve conjuntos de materiales de prensa adaptados a comités distintos, ciudades distintas y audiencias distintas. Cuando escribí sobre la galería para YellowBlue, lo que me llamó la atención no fue el número de ferias sino lo preparados que estaban, con cada imagen con pie de foto, cada biografía actualizada y cada nota de prensa adaptada a su contexto. Ese nivel de preparación no ocurre por accidente, ocurre porque tienen un press kit que de verdad funciona.

La mayoría de las galerías no lo tienen, y en su lugar tienen una carpeta en algún sitio con JPEGs sin etiquetar, una biografía que no se ha actualizado desde 2021 y una nota de prensa de hace dos exposiciones, así que cuando un periodista o un comité de feria pide materiales, empieza la carrera contrarreloj. No tiene que ser así.

Para qué sirve un press kit de galería

Un press kit de galería no es lo mismo que un press kit de artista, porque mientras un press kit de artista representa a una sola persona, un press kit de galería representa un programa formado por tu lista de artistas, tus exposiciones y tu visión como institución. Es un único documento que responde, en un solo paquete, a tres preguntas distintas que vienen de tres audiencias distintas.

Los periodistas quieren una historia que puedan escribir en dos horas. Los comités de ferias quieren pruebas de que eres una operación profesional. Los coleccionistas quieren información suficiente para decidir si deben visitar tu stand o tu próxima inauguración. El mismo press kit sirve a los tres, pero cada audiencia lee partes diferentes.

Qué incluir

Descripción de la galería. Limítala a un párrafo que diga quién eres, dónde estás, cuánto tiempo llevas operando y en qué se centra tu programa, porque este no es el lugar para tu filosofía fundacional ni para la historia del edificio. Escribe el único párrafo que un periodista pueda incluir directamente en un artículo sin tener que editarlo.

Nota de prensa de la exposición actual. Esto no es un texto curatorial ni un ensayo de catálogo, es una nota de prensa que cubre quién, qué, dónde, cuándo y una buena cita. Si no tienes una nota de prensa actual, escríbela antes de montar el resto del kit.

Biografías de artistas. Mantenlas breves, de 100 a 150 palabras cada una y escritas en tercera persona, cubriendo formación, exposiciones clave, colecciones y premios sin caer en declaraciones filosóficas. Incluye una biografía de cada artista en la muestra actual, más tu lista de representados.

Imágenes en alta resolución con pies de foto completos. Aquí es donde falla la mayoría de las galerías, porque cada imagen necesita el nombre del artista, el título de la obra, el año, la técnica, las dimensiones y el crédito fotográfico sin excepciones. Un periodista no va a usar una imagen que no pueda subtitular, y no te va a escribir para pedir detalles que ya debería tener.

Listado de obras. Es una lista de cada pieza en la exposición, con artista, título, fecha, técnica y dimensiones, mientras que la lista de precios va en un documento aparte compartido solo con coleccionistas y nunca incluido en los propios materiales de prensa.

Contacto de prensa. Da un nombre en lugar de solo info@galeria.com, porque los periodistas quieren saber a quién llamar, así que entrégales un email directo y un número de teléfono.

Eso es el mínimo, y esto es lo que separa un kit fuerte de uno olvidable.

Ficha técnica de la galería. Limítala a una página que cubra año de fundación, total de exposiciones hasta la fecha, historial de ferias y las colecciones que contienen obra vendida por ti, porque los números dan credibilidad. Cuando entrevisté a los galeristas Yuliia y Maksym Voloshyn, describieron cómo las galerías ahora funcionan "casi como museos" con programas planificados con años de antelación, y una ficha técnica demuestra que tú también.

Cobertura de prensa anterior. Reúne enlaces o PDFs de artículos publicados sobre tu galería o tus exposiciones, ya que incluso una reseña en un periódico local ayuda a demostrar que otras personas ya te han tomado en serio.

Vistas de instalación. Incluye fotografías de exposiciones anteriores montadas en tu espacio, porque le muestran a un comité de feria cómo son tus estándares de presentación, y le dan a un periodista una imagen que puede usar aunque nunca haya pisado la galería.

Cómo organizarlo

Usa una carpeta compartida en Google Drive o Dropbox en lugar de enviar un archivo zip de 200MB por email, y empieza con un párrafo de presentación que enlace a la carpeta completa en vez de soltarlo todo de golpe. La idea es dejar que quien lo recibe llegue a los materiales a su propio ritmo.

Nombra tus archivos como un profesional, porque Deyak_SinTitulo_2024_300dpi.jpg le dice todo a un periodista mientras que IMG_4832.jpg no le dice nada, y la misma lógica vale para los documentos, donde Voloshyn_NotaDePrensa_Mayo2026.pdf se lee como algo serio y final_DEFINITIVO_v3.pdf se lee como un desastre.

Mantén la estructura de carpetas simple, con una subcarpeta para la nota de prensa y los textos, una para biografías de artistas, una para imágenes y una para vistas de instalación, e incluye la nota de prensa y las biografías tanto en PDF para lectura como en Word o Google Doc para los periodistas que necesiten copiar el texto directamente.

Mantén el tamaño manejable para que la carpeta que descarga un periodista pese menos de 50MB, y enlaza a una biblioteca de imágenes en alta resolución aparte para quien de verdad necesite archivos con calidad de impresión.

Actualiza después de cada exposición en lugar de una vez al año o solo antes de una feria, porque si tu press kit todavía presenta una exposición de hace seis meses, indica que en la galería no está pasando nada. Una galería que parece inactiva no consigue prensa, no entra en ferias y no atrae coleccionistas.

Qué buscan realmente

Los periodistas quieren tres cosas, una buena cita, una buena imagen y un ángulo claro, y no leen catálogos de diez páginas. Escanean la nota de prensa, escogen la frase más interesante, descargan la mejor imagen y escriben la pieza, así que haz que esas tres cosas sean fáciles de encontrar y tu cobertura prácticamente se duplica.

Los comités de ferias quieren pruebas de que eres una galería real con un programa activo, estándares de presentación profesionales y una dirección artística clara. Los Voloshyn me contaron que las ferias prestigiosas emplean una "selección estricta", y los comités miran la calidad de tus materiales tanto como el arte en sí, de modo que un paquete de solicitud descuidado sugiere en silencio un stand descuidado.

Los coleccionistas quieren discreción e información, en ese orden, porque quieren ver la obra, entender la trayectoria del artista y saber a quién contactar sin sentir que están leyendo material de marketing. Mantén el tono profesional, no promocional.

Errores que dan imagen de amateur

Imágenes sin pies de foto. Este es el problema más común, porque una fotografía preciosa de una obra de arte es inútil para un periodista sin el nombre del artista, el título, el año y la técnica. Añadir esa información lleva cinco minutos, y no hacerlo te cuesta cobertura en silencio.

Una biografía que parece un volcado de CV. Algo como "Nacido en 1985, Kyiv. MFA Academia Nacional. Exposiciones individuales: 2019 Galería X, 2020 Galería Y, 2021 Galería Z, 2022 Galería W..." es una lista más que una biografía, así que escríbela en prosa y haz que se lea como un ser humano en vez de como una hoja de cálculo.

Sin nota de prensa. Cuando lo único que envías es un flyer con el cartel de la exposición y el horario, has enviado algo que no es material de prensa en absoluto, porque una nota de prensa le da al periodista algo sobre lo que escribir mientras que un flyer le da algo que reciclar.

Materiales en un solo idioma. Si expones en ferias internacionales, tu press kit necesita estar en inglés como mínimo, y también en español si expones en ARCO Madrid, porque no tener materiales traducidos le dice a un comité de feria que no te tomas en serio su mercado.

Enviar el kit completo sin que te lo pidan. Nadie quiere que una carpeta de 150MB aterrice en su bandeja de entrada sin aviso, así que envía un párrafo de presentación con una imagen y un enlace de descarga y deja que ellos elijan qué abrir. Respeta su bandeja de entrada y es mucho más probable que abran la carpeta.

Montar un press kit no es un trabajo glamuroso, pero es el tipo de trabajo que se acumula, porque una galería con un kit limpio, actualizado y bien organizado es una galería que consigue cobertura, entra en ferias y gana la atención de coleccionistas que se convierte en ventas. Si necesitas ayuda para montar o escribir el tuyo, puedo ayudarte, ya que escribo textos de exposición, notas de prensa y materiales de galería para instituciones de toda escala.