Checklist de press kit para galerías: qué incluir antes de tu exposición

¿Lista para preparar la carpeta? Usa el Checklist del Kit de Prensa para Galerías gratuito para copiar la auditoría completa o descargar el PDF imprimible.

En 2024, la Galería Voloshyn participó en nueve ferias internacionales de arte, entre ellas SCOPE Miami Beach, VOLTA New York, Dallas Art Fair, NADA y Untitled, y nueve ferias significan nueve paquetes de solicitud, nueve conjuntos de materiales de prensa adaptados a comités distintos, ciudades distintas y audiencias distintas. Cuando escribí sobre la galería para YellowBlue, lo que me llamó la atención no fue el número de ferias sino lo preparados que estaban, con cada imagen con pie de foto, cada biografía actualizada y cada nota de prensa adaptada a su contexto. Ese nivel de preparación no ocurre por accidente, ocurre porque tienen un press kit que de verdad funciona.

Una carpeta de prensa con JPEGs sin etiquetar, una biografía desactualizada y una nota antigua crea trabajo evitable cuando un periodista o un comité de feria pide materiales actuales. Una estructura repetible evita esa carrera contrarreloj.

Para qué sirve un press kit de galería

Un press kit de galería no es lo mismo que un press kit de artista, porque mientras un press kit de artista representa a una sola persona, un press kit de galería representa un programa formado por tu lista de artistas, tus exposiciones y tu visión como institución. Es un único documento que responde, en un solo paquete, a tres preguntas distintas que vienen de tres audiencias distintas.

Los periodistas quieren una historia que puedan escribir en dos horas. Los comités de ferias quieren pruebas de que eres una operación profesional. Los coleccionistas quieren información suficiente para decidir si deben visitar tu stand o tu próxima inauguración. El mismo press kit sirve a los tres, pero cada audiencia lee partes diferentes.

Qué incluir

Descripción de la galería. Limítala a un párrafo que diga quién eres, dónde estás, cuánto tiempo llevas operando y en qué se centra tu programa, porque este no es el lugar para tu filosofía fundacional ni para la historia del edificio. Escribe el único párrafo que un periodista pueda incluir directamente en un artículo sin tener que editarlo.

Nota de prensa de la exposición actual. Esto no es un texto curatorial ni un ensayo de catálogo, es una nota de prensa que cubre quién, qué, dónde, cuándo y una buena cita. Si no tienes una nota de prensa actual, escríbela antes de montar el resto del kit.

Biografías de artistas. Mantenlas breves, de 100 a 150 palabras cada una y escritas en tercera persona, cubriendo formación, exposiciones clave, colecciones y premios sin caer en declaraciones filosóficas. Incluye una biografía de cada artista en la muestra actual, más tu lista de representados.

Imágenes en alta resolución con pies de foto completos. Incluye en cada imagen el nombre del artista, el título de la obra, el año, la técnica, las dimensiones y el crédito fotográfico. La falta de metadatos añade trabajo de verificación y puede dificultar la publicación. Como ejemplo institucional vigente, el portal de prensa de Art Basel separa comunicados e imágenes descargables para facilitar el acceso de los medios.

Listado de obras. Es una lista de cada pieza en la exposición, con artista, título, fecha, técnica y dimensiones, mientras que la lista de precios va en un documento aparte compartido solo con coleccionistas y nunca incluido en los propios materiales de prensa.

Contacto de prensa. Da un nombre en lugar de solo info@galeria.com, porque los periodistas quieren saber a quién llamar, así que entrégales un email directo y un número de teléfono.

Eso es el mínimo, y esto es lo que separa un kit fuerte de uno olvidable.

Ficha técnica de la galería. Limítala a una página que cubra año de fundación, total de exposiciones hasta la fecha, historial de ferias y las colecciones que contienen obra vendida por ti, porque los números dan credibilidad. Cuando entrevisté a los galeristas Yuliia y Maksym Voloshyn, describieron cómo las galerías ahora funcionan "casi como museos" con programas planificados con años de antelación, y una ficha técnica demuestra que tú también.

Cobertura de prensa anterior. Reúne enlaces o PDFs de artículos publicados sobre tu galería o tus exposiciones, ya que incluso una reseña en un periódico local ayuda a demostrar que otras personas ya te han tomado en serio.

Vistas de instalación. Incluye fotografías de exposiciones anteriores montadas en tu espacio, porque le muestran a un comité de feria cómo son tus estándares de presentación, y le dan a un periodista una imagen que puede usar aunque nunca haya pisado la galería.

Escribir cada una de esas piezas con un estándar profesional, y mantenerlas actualizadas después de cada muestra, suele ser la parte que se atasca. Escribo notas de prensa y press kits completos desde 400€, entregados en 5 a 7 días: ve escritura para galerías.

Cómo organizarlo

Usa una carpeta compartida en Google Drive o Dropbox en lugar de enviar un archivo zip de 200MB por email, y empieza con un párrafo de presentación que enlace a la carpeta completa en vez de soltarlo todo de golpe. La idea es dejar que quien lo recibe llegue a los materiales a su propio ritmo.

Nombra tus archivos como un profesional, porque Deyak_SinTitulo_2024_300dpi.jpg le dice todo a un periodista mientras que IMG_4832.jpg no le dice nada, y la misma lógica vale para los documentos, donde Voloshyn_NotaDePrensa_Mayo2026.pdf se lee como algo serio y final_DEFINITIVO_v3.pdf se lee como un desastre.

Mantén la estructura de carpetas simple, con una subcarpeta para la nota de prensa y los textos, una para biografías de artistas, una para imágenes y una para vistas de instalación, e incluye la nota de prensa y las biografías tanto en PDF para lectura como en Word o Google Doc para los periodistas que necesiten copiar el texto directamente.

Mantén el tamaño manejable para que la carpeta que descarga un periodista pese menos de 50MB, y enlaza a una biblioteca de imágenes en alta resolución aparte para quien de verdad necesite archivos con calidad de impresión.

Revisa el kit después de cada exposición en lugar de hacerlo solo una vez al año o justo antes de una feria. Destacar una muestra antigua puede dificultar que periodistas, comités y coleccionistas evalúen la actividad actual.

Qué buscan realmente

Los periodistas suelen empezar por una cita utilizable, una imagen lista para publicar y un ángulo claro. Coloca esos elementos al principio para que puedan valorar lo esencial sin buscar en un catálogo largo.

Los comités de ferias necesitan pruebas de un programa activo, estándares de presentación profesionales y una dirección artística clara. En mi entrevista publicada, los Voloshyn describieron las principales ferias como procesos de “selección estricta”; un paquete completo y preciso permite evaluar la galería sin lagunas evitables.

Los coleccionistas quieren discreción e información, en ese orden, porque quieren ver la obra, entender la trayectoria del artista y saber a quién contactar sin sentir que están leyendo material de marketing. Mantén el tono profesional, no promocional.

Errores que dan imagen de amateur

Imágenes sin pies de foto. Este es el problema más común, porque una fotografía preciosa de una obra de arte es inútil para un periodista sin el nombre del artista, el título, el año y la técnica. Añadir esa información lleva cinco minutos, y no hacerlo te cuesta cobertura en silencio.

Una biografía que parece un volcado de CV. Algo como "Nacido en 1985, Kyiv. MFA Academia Nacional. Exposiciones individuales: 2019 Galería X, 2020 Galería Y, 2021 Galería Z, 2022 Galería W..." es una lista más que una biografía, así que escríbela en prosa y haz que se lea como un ser humano en vez de como una hoja de cálculo.

Sin nota de prensa. Cuando lo único que envías es un flyer con el cartel de la exposición y el horario, has enviado algo que no es material de prensa en absoluto, porque una nota de prensa le da al periodista algo sobre lo que escribir mientras que un flyer le da algo que reciclar.

Materiales en un solo idioma. Si expones en ferias internacionales, tu press kit necesita estar en inglés como mínimo, y también en español si expones en ARCO Madrid, porque no tener materiales traducidos le dice a un comité de feria que no te tomas en serio su mercado.

Enviar el kit completo sin que te lo pidan. Nadie quiere que una carpeta de 150MB aterrice en su bandeja de entrada sin aviso, así que envía un párrafo de presentación con una imagen y un enlace de descarga y deja que ellos elijan qué abrir. Respeta su bandeja de entrada y es mucho más probable que abran la carpeta.

Montar un press kit no es un trabajo glamuroso, pero un kit limpio, actualizado y bien organizado elimina fricciones cuando periodistas, equipos de ferias o coleccionistas piden información. Si necesitas ayuda para montar o escribir el tuyo, puedo ayudarte, ya que escribo textos de exposición, notas de prensa y materiales de galería para instituciones de toda escala.

Fuentes y lecturas adicionales

• Press overview: releases, images, accreditation, and contacts, Art Basel, consultado el 19 de agosto de 2026.
• Frieze New York 2025 Highlights, Frieze Newsroom, abril de 2025; incluye acreditación y contacto de prensa.
• Art Is a Weapon Too: The Story of Voloshyn Gallery, Roksana Rublevska, YellowBlue, 2025.