- Asigna a cada obra un ID de inventario permanente y una fila coherente de datos.
- Mantiene localizables la ubicación, la propiedad, las imágenes y la documentación años después.
- Separa la catalogación cotidiana de la atribución profesional, la tasación y la revisión legal.
Para quién es
Usa esta plantilla si eres artista, asistente de un legado artístico o un estudio pequeño y necesitas un inventario maestro fiable: qué obras existen, dónde están, quién es su propietario y qué documentos e imágenes corresponden a cada una. Empieza con tu próxima obra terminada y completa las anteriores poco a poco.
Cuándo no usarla
Es una ayuda de catalogación, no un sustituto del criterio profesional. No es un dictamen de procedencia, una autenticación, una tasación, un sistema contable ni asesoría legal: para dudas de atribución o autenticidad consulta a un especialista cualificado. No uses una copia compartida de este archivo para guardar datos de compradores ni precios reales; mantén los registros financieros y personales en un documento privado.
Campos del catálogo
La plantilla usa 27 columnas. Copia la lista a tu propia herramienta o descarga la hoja de cálculo con los mismos campos, desplegables y una fila de ejemplo completa.
Identidad
- ID de inventario — un ID permanente por obra (por ejemplo iniciales-año-número). No reutilices nunca un ID, ni siquiera tras una venta o destrucción.
- Artista — el nombre exactamente como debe aparecer en pies de foto y certificados.
- Título — el título definitivo; anota títulos de trabajo anteriores en Notas.
- Año — año de finalización; usa un rango como 2023–2024 solo si es exacto.
Descripción física
- Estado — En el estudio, Disponible, En consignación, En préstamo, Vendida, Donada / regalada, Dañada, Perdida o Destruida.
- Tipo de obra — pintura, dibujo, grabado, fotografía, escultura y categorías similares.
- Técnica / materiales — la declaración de materiales que se usa en los pies de foto, por ejemplo «Óleo sobre lino».
- Soporte — el portador: lienzo, papel, tabla, aluminio.
- Dimensiones — alto × ancho (× fondo) en un orden constante.
- Unidad de medida — cm, in o mm; mantén una sola unidad por catálogo.
- Edición — «Obra única», o número y tamaño de edición, más pruebas de artista.
- Firma / inscripción — dónde y cómo está firmada, fechada o inscrita la obra.
Ubicación y propiedad
- Lugar de creación — ciudad y país donde se hizo la obra.
- Ubicación actual — dónde está la obra física ahora mismo; actualízala en cada traslado.
- Propiedad / consignación — quién tiene la titularidad y si la obra está en consignación.
- Fecha de adquisición o venta — fecha del cambio de propiedad, si lo hay.
- Precio / valor (privado) — solo un marcador. Guarda los precios reales, los nombres de compradores y los datos de pago en un documento privado, nunca en un archivo que compartas.
Historia y documentación
- Resumen de procedencia — una breve cadena factual de custodia en tus propios registros. Es documentación, no un informe formal de investigación de procedencia.
- Historial de exposiciones — exposición, sede, ciudad y año de cada muestra.
- Historial de publicaciones — dónde se ha reproducido o comentado la obra.
- Nombre de archivo de imagen — el archivo de imagen maestro; haz coincidir los nombres con los ID de inventario.
- Derechos / crédito de imagen — fotógrafo, titular de derechos y la línea de crédito que debe imprimirse.
- Nota de conservación — estado actual y cualquier restauración, con fecha.
- Referencia de certificado / documento — dónde se guardan el certificado de autenticidad y los documentos relacionados.
- Enlaces de referencia — enlaces a las páginas o registros que respaldan la fila.
- Última verificación — la fecha en que confirmaste la fila por última vez contra la realidad.
- Notas — lo que no encaja en otro campo, como el contexto de una serie.
Ejemplo completo
Artista y obra ficticios, usados solo para demostrar los campos. La misma fila aparece en los archivos descargables.
DC-2024-012 — Dana Costa, Morning Field II, 2024
Física: Pintura · Óleo sobre lino · Lienzo de lino montado · 80 × 60 cm · Obra única · Firmada y fechada al dorso: Dana Costa 2024.
Ubicación y propiedad: Creada en Lisboa, Portugal; actualmente en el estudio de la artista, Lisboa; propiedad de la artista; sin fecha de adquisición o venta; precio guardado en un documento privado.
Historia y documentación: Resumen de procedencia «Creada en el estudio de la artista en 2024; nunca salió de su posesión»; aún no expuesta ni publicada; imagen dc-2024-012-morning-field-ii.jpg, foto de la artista, que conserva los derechos de reproducción; conservación excelente sin restauración; borrador de COA DC-2024-012 en los registros del estudio; referencia «Lista de trabajo del estudio, entrada 12»; última verificación 2026-08-19; nota «Segunda obra de la serie Morning Field».
Errores frecuentes
- Reutilizar o cambiar los ID: un ID de inventario es permanente; retíralo en lugar de reasignarlo.
- Catalogar de memoria: registra dimensiones, inscripciones y estado con la obra delante.
- Mezclar catálogo y datos de venta: guarda precios y datos de compradores en un archivo privado, no en el inventario compartido.
- Imágenes ilocalizables: nombra los archivos de imagen con los ID de inventario y registra fotógrafo y titular de derechos.
- Dejar filas obsoletas: actualiza Ubicación actual y Última verificación cada vez que una obra se mueva o se revise.
Revisión final
- Cada obra tiene exactamente una fila y un ID de inventario permanente.
- Las dimensiones usan una sola unidad y el mismo orden (alto primero) en todo el catálogo.
- Cada nombre de archivo de imagen del catálogo abre un archivo existente.
- Ninguna copia compartida del archivo contiene precios, nombres de compradores ni contactos privados.
- La fecha de Última verificación de cada fila es real: comprueba dos obras contra el inventario físico.
Procedencia, autoría y reutilización
¿Necesitas ayuda para documentar e investigar tus obras?
La plantilla mantiene el inventario coherente. Roksana Rublevska puede investigar y redactar descripciones de obras, textos de atribución y documentación de apoyo.
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